Politica de confidențialitate

Ce date personale ajung în ContaSimplă, de ce avem nevoie de ele, cui le mai arătăm și ce poți cere în privința lor. Scrisă pe ce face aplicația în realitate, nu pe un șablon.

Ultima actualizare: 11 septembrie 2026

1. Cine prelucrează datele

Operatorul datelor cu caracter personal — adică cel care hotărăște de ce și cum se prelucrează datele tale, în sensul art. 4 pct. 7 din Regulamentul (UE) 2016/679 — este:

Vamadi Artificial Intelligence
CUI 50665132
Număr de înregistrare J2024029046003
Sediu social: Strada Sinăii, Nr. 7, Ploiești, Județul Prahova
Email: contact@contasimpla.ro

Vamadi Artificial Intelligence operează platforma ContaSimplă și răspunde pentru prelucrările descrise mai jos. Pentru orice cerere sau întrebare legată de datele tale, inclusiv pentru exercitarea drepturilor din secțiunea 12, scrie-ne la adresa de mai sus.

Responsabil cu protecția datelor: [DE COMPLETAT: contactul responsabilului cu protecția datelor].

2. Când operatorul ești tu

Sunt două straturi de date în aplicație, cu roluri diferite:

Datele tale — contul, profilul, activitatea ta fiscală. Pentru ele noi suntem operatorul și se aplică tot ce scrie mai jos.
Datele altor persoane, introduse de tine — clienți persoane fizice, furnizori, angajați. Pentru ele tu ești operatorul: tu decizi ce introduci și de ce, tu răspunzi de temeiul prelucrării și de informarea acelor persoane. Noi le găzduim și le prelucrăm doar ca să funcționeze aplicația, adică în calitate de persoană împuternicită, după instrucțiunile tale.

Distincția contează în special la salarizare: dacă înregistrezi concedii medicale sau de maternitate, acolo apar date privind sănătatea unor angajați. Nu le folosim în niciun alt scop decât calculul pe care îl ceri.

3. Ce date colectăm

Cont și autentificare

Adresa de email și parola (pe care nu o vedem niciodată — sistemul de autentificare păstrează doar o valoare derivată, ireversibilă), factorii de autentificare în doi pași dacă îi activezi, plus lista sesiunilor tale active, cu adresa IP, browserul și momentul ultimei activități. Sesiunile ți le arătăm în pagina de securitate ca să le poți închide.

Profil

Nume complet, CNP, data nașterii, telefon, email, județ, oraș și adresă, tipul de raportare (persoană fizică, PFA, II, IF), momentul în care ai acceptat documentele legale și dacă ai cerut buletinul informativ.

Statut fiscal

Dacă ești angajat cu normă întreagă, pensionar sau într-un sistem propriu de pensii, excepțiile aplicabile, opțiunea de a plăti CASS, baza aleasă pentru CAS voluntar, înregistrarea în registrul de turism. Sunt datele fără de care contribuțiile nu se pot calcula corect.

Activitatea autorizată

Pentru fiecare PFA, II sau IF: denumirea, CUI, CIF-ul de la ANAF, numărul din registrul comerțului, codurile CAEN, calitatea de plătitor de TVA, sistemul de impunere și adresa sediului.

Datele de evidență

Facturi emise și primite, cheltuieli, încasări și plăți, operațiuni de casă și de bancă, stocuri și mijloace fixe, deplasări, salarii, declarații generate, obligații fiscale și penalități calculate. Aici intră și datele partenerilor tăi: denumire, CUI sau CNP pentru persoane fizice, adresă, email, telefon; și ale angajaților: nume, CNP, adresă, contact, contracte, salarii, concedii.

Documente încărcate

Bonuri, facturi, extrase bancare, fișiere de import și — dacă folosești scanarea la configurarea contului — fotografia sau PDF-ul cărții de identitate. Stau în spații de stocare private, la care ajung doar cererile tale și ale persoanelor cărora le-ai dat acces.

Abonament

Planul, starea, intervalul de facturare, perioada curentă și identificatorii tăi de la procesatorul de plăți. Datele cardului nu ajung niciodată la noi.

Suport și cereri

Mesajele pe care ni le trimiți, cererile de servicii (înființare, preluarea contabilității) și corespondența legată de ele.

Datele din formularul public de contact — nume, email și mesaj — le folosim doar ca să-ți răspundem, pe temeiul interesului legitim. Nu le stocăm în aplicație: rămân doar în inboxul adresei de contact.

Aplicația de telefon

Dacă pornești notificările, păstrăm tokenul de notificare al dispozitivului, platforma (iOS sau Android) și modelul telefonului, ca să știm unde să livrăm mesajul.

Date tehnice

Adresa IP, tipul de browser și cererile către server ajung în jurnalele tehnice ale furnizorilor de infrastructură. Le folosim pentru securitate și depanare, nu pentru a construi profiluri.

4. Scopuri și temeiuri juridice

Temeiurile sunt cele din art. 6 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2016/679.
Ce facem	Pentru ce	Temei
Contul și accesul	Crearea contului, autentificarea, gestionarea abonamentului	Executarea contractului — art. 6(1)(b)
Evidența și declarațiile	Registre, facturi, calcule, generarea declarațiilor și a fișierelor XML	Executarea contractului — art. 6(1)(b)
CNP și date fiscale	Identificarea în formularele fiscale, calculul impozitelor și contribuțiilor	Executarea contractului și obligație legală — art. 6(1)(b) și (c)
Contabilitatea noastră	Emiterea și păstrarea facturilor către tine	Obligație legală — art. 6(1)(c)
Securitate	Autentificare în doi pași, verificarea anti-robot pe /register, /login, /reset-password și /contact, jurnale, prevenirea abuzurilor	Interes legitim — art. 6(1)(f)
Emailuri de serviciu	Confirmări, termene care se apropie, starea plăților, notificări din aplicație	Executarea contractului — art. 6(1)(b)
Buletin informativ fiscal	Noutăți pe email, dacă le-ai cerut	Consimțământ — art. 6(1)(a), retractabil oricând
Suport	Răspunsul la mesajele și cererile tale	Executarea contractului și interes legitim — art. 6(1)(b) și (f)

Datele marcate ca obligatorii în formulare sunt cele fără de care serviciul nu poate funcționa; fără ele nu putem, de exemplu, genera o declarație validă.

5. CNP și date fiscale

CNP-ul este un număr național de identificare, iar datele fiscale sunt sensibile prin consecințele lor. De aceea merită spus limpede:

Temeiul nu este consimțământul. Prelucrăm CNP-ul pentru executarea contractului și pentru îndeplinirea obligațiilor legale, nu pe baza unei bife pe care ai putea-o retrage. Nu îl cerem noi pentru colecția noastră: îl cer formularele fiscale (Declarația Unică, D100, e-Factura pentru persoane fizice, declarațiile de salarizare), iar fără el fișierul depus nu ar fi valid.
Nu îl folosim în alte scopuri — nu la marketing, nu la statistici, nu la profilare.
Nu îl arătăm asistentului AI. Uneltele prin care asistentul citește datele tale întorc nume și localitate, dar nu CNP-ul și nu date de autentificare. Excepția e explicită și o comanzi tu: la scanarea cărții de identitate, imaginea — care conține CNP-ul — se trimite serviciului de citire automată. Vezi secțiunea următoare.
Are protecții suplimentare — acces restrâns pe rânduri la nivelul bazei de date, autentificare în doi pași pentru operațiunile sensibile și criptarea tokenurilor de integrare. Prelucrarea respectă cerințele Legii nr. 190/2018 privind garanțiile la prelucrarea codului numeric personal.

6. Asistentul AI și citirea documentelor

Asistentul („contabilul virtual”) și citirea automată a documentelor folosesc modele furnizate de OpenAI. Ce pleacă spre ele:

În conversație — întrebările tale și un context din contul tău: numele tău, entitățile autorizate, sume și date din evidență, în măsura în care sunt necesare răspunsului.
Documentele din chat — imaginea sau PDF-ul ajunge la model ca să fie citit, dar nu se stochează: în istoricul conversației rămâne doar o mențiune că a existat un document. Originalul îl păstrezi tu.
Bonuri, facturi și extrase bancare trimise la citire automată din paginile de cheltuieli sau de bancă — fișierul pleacă la model pentru extragerea datelor, iar fișierul pe care l-ai încărcat rămâne în stocarea privată a contului tău.
Cartea de identitate, dacă folosești scanarea la configurarea contului — imaginea se salvează în stocarea privată a contului tău și se trimite modelului pentru citire. Poți sări peste acest pas și completa datele manual.

Conversațiile se salvează în contul tău ca să le poți relua; păstrăm ultimele 20 și le poți șterge. Asistentul nu ia decizii în locul tău: orice scriere în cont îți cere confirmarea explicită în conversație.

7. Datele care merg la ANAF

Când conectezi integrarea fiscală, autorizarea se face pe portalul ANAF, cu certificatul tău. Nu îți cerem și nu păstrăm parola sau certificatul; păstrăm doar tokenul de acces primit, criptat într-un depozit separat de restul datelor, și îl poți revoca oricând.

Prin această conexiune, la comanda ta:

facturile tale pleacă în sistemul e-Factura și le urmărim statusul;
cererile de cod UIT pleacă în e-Transport, cu datele transportului;
mesajele și deciziile din Spațiul Privat Virtual se descarcă în aplicație;
fișierele XML ale declarațiilor se trimit la validare, iar PDF-ul se obține de la serviciul ANAF;
codurile fiscale ale partenerilor se verifică în registrele publice.

Contractele de muncă se transmit, la comanda ta, către registrul Inspecției Muncii (REGES). ANAF și Inspecția Muncii sunt operatori independenți pentru datele care ajung la ele: prelucrarea de acolo încolo urmează regulile lor, nu pe ale noastre.

Depunerea declarațiilor rămâne la tine. Aplicația nu depune Declarația Unică sau D100 în locul tău și nu are împuternicire să te reprezinte.

8. Cine mai are acces

Nu vindem date și nu le dăm nimănui pentru publicitate. Ajung doar la furnizorii de care serviciul depinde ca să funcționeze, și numai cu ce le e strict necesar:

Furnizori și destinatari, verificați în codul aplicației. Instituțiile publice sunt operatori independenți, nu persoane împuternicite.
Cine	Pentru ce	Ce ajunge la el
Supabase	Baza de date, autentificarea, stocarea fișierelor	Toate datele contului și documentele încărcate
Vercel	Găzduirea aplicației și sarcinile programate	Traficul către aplicație și jurnalele tehnice (IP, browser)
Stripe	Încasarea abonamentelor	Nume, email, identificatorul de client și sumele; datele cardului merg direct la Stripe
Resend	Trimiterea emailurilor	Adresa de email și conținutul mesajului
OpenAI	Asistentul AI și citirea automată a documentelor	Întrebările tale, contextul din cont, fișierele trimise la citire
Cloudflare (Turnstile)	Protecția formularelor de pe /register, /login, /reset-password și /contact	Adresa IP și semnale despre browser
Google (Firebase Cloud Messaging)	Livrarea notificărilor în aplicația de telefon	Tokenul dispozitivului și conținutul notificării
ANAF	e-Factura, e-Transport, SPV, validarea declarațiilor, verificarea codurilor fiscale	Datele facturii, transportului sau declarației trimise
Inspecția Muncii (REGES)	Transmiterea contractelor de muncă	Datele angajatului și ale contractului
listafirme.ro	Precompletarea datelor unei firme după CUI	Codul fiscal căutat
Comisia Europeană (VIES)	Verificarea codurilor de TVA	Codul de TVA verificat

Pe lângă aceștia, la datele tale pot ajunge: contabilul pe care îl invizi tu (doar entitățile pentru care i-ai dat acces, până când îl retragi), contabilul autorizat din echipă dacă îi ceri să preia lucrarea, și un număr limitat de persoane din echipă cu acces administrativ, pentru suport și pentru operarea platformei. Mai putem transmite date autorităților când legea ne obligă.

În aplicație nu există niciun instrument de analiză a comportamentului, de urmărire sau de publicitate. Vezi Politica de cookies.

9. Transferuri în afara SEE

Unii furnizori sunt companii din Statele Unite sau pot prelucra date pe servere din afara Spațiului Economic European — în special OpenAI, Google, Stripe și Resend. Pentru aceste transferuri ne bazăm pe clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană și, unde e aplicabil, pe cadrul de protecție a datelor UE–SUA. Poți cere o copie a garanțiilor scriindu-ne la contact@contasimpla.ro.

10. Cât păstrăm datele

Cât ține contul — datele de profil, entitățile și evidența rămân disponibile atât timp cât contul e activ. Tu decizi ce ștergi între timp.
30 de zile după cererea de ștergere — o perioadă de grație în care te poți răzgândi. După ce trece, contul, datele și fișierele se șterg definitiv, inclusiv documentele din stocare.
Ultimele 20 de conversații cu asistentul; cele mai vechi se șterg automat.
Documentele din chat — nu se păstrează deloc.
Facturile pe care ți le emitem — pe durata prevăzută de legislația fiscală și contabilă, chiar dacă îți ștergi contul.
Jurnalele tehnice — perioade scurte, stabilite de furnizorii de infrastructură.

Obligațiile tale de arhivare pentru documentele propriei activități rămân ale tale. Exportă ce ai nevoie înainte de a cere ștergerea contului.

11. Cum le protejăm

Traficul e criptat, iar fișierele stau în spații de stocare private, nu publice.
Baza de date aplică reguli de acces pe fiecare rând: o cerere nu poate citi date care nu aparțin contului sau entităților la care ai acces.
Parolele nu se stochează în clar; autentificarea în doi pași e disponibilă și, pentru unele operațiuni, obligatorie.
Tokenurile integrărilor cu ANAF se păstrează criptate, separat de restul datelor.
Formularele de pe /register, /login, /reset-password și /contact sunt protejate anti-robot, ca să nu poată fi folosite abuziv.

Niciun sistem nu e invulnerabil. Dacă apare o breșă care îți poate afecta drepturile, te anunțăm și sesizăm autoritatea de supraveghere în termenele prevăzute de lege.

13. Decizii automate și profilare

Nu luăm decizii automate cu efect juridic asupra ta. Aplicația calculează, propune și avertizează — recomandă un pachet pornind de la serviciile pe care le bifezi, calculează impozite și contribuții, semnalează neconformități, iar asistentul sugerează pași — dar confirmarea și depunerea rămân ale tale. Nu facem profilare pentru publicitate și nu construim scoruri despre tine.

14. Minori

Serviciul e destinat persoanelor majore. Nu colectăm intenționat date de la minori; dacă ne semnalezi un astfel de caz, ștergem contul și datele asociate.

15. Modificări și contact

Când se schimbă ce facem cu datele, actualizăm această pagină și schimbăm data de la începutul ei. Modificările importante ți le anunțăm prin email sau în aplicație.

Întrebări, cereri, nemulțumiri: contact@contasimpla.ro. Vezi și Termenii și condițiile și Politica de cookies.