Termeni și condiții

1. Cine oferă serviciul

ContaSimplă este o platformă online operată de Vamadi Artificial Intelligence, CUI 50665132, număr de înregistrare J2024029046003, cu sediul social în Strada Sinăii, Nr. 7, Ploiești, Județul Prahova. Ne poți scrie oricând la contact@contasimpla.ro.

Prin crearea unui cont accepți acești termeni, împreună cu Politica de confidențialitate și Politica de cookies. Le confirmi explicit, cu bifă, la configurarea contului, iar momentul acceptării se salvează în contul tău.

Contul se poate deschide de o persoană majoră, cu capacitate deplină de exercițiu, care își administrează propria activitate (PFA, întreprindere individuală, întreprindere familială) sau propriile venituri de persoană fizică.

2. Ce face ContaSimplă

Platforma ține evidența ta și pregătește documentele pe care le depui sau le emiți tu. Concret:

• Evidență și registre — registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul de inventar, registrul de casă și de bancă, jurnalele de TVA, evidența mijloacelor fixe și a stocurilor, registrul de bunuri mobile de mare valoare.
• Facturi și documente de vânzare — facturi, proforme, avize, chitanțe, rapoarte Z, cu serii și numerotare proprii.
• Cheltuieli — introducere manuală sau citire automată a bonurilor și facturilor primite, cu propunere de încadrare pe care o confirmi tu.
• Declarații — Declarația Unică (D212) și D100: calculăm, generăm fișierul XML, îl validăm la serviciul public al ANAF și îți dăm PDF-ul obținut prin serviciul de transformare al ANAF.
• Salarizare — angajați, contracte, concedii, calculul salariilor și statele de plată.
• Integrări — conectare la SPV și e-Factura, coduri UIT pentru e-Transport, transmitere de contracte în REGES, import din extrase bancare și din platformele de ridesharing.
• Contabilul virtual — un asistent cu inteligență artificială care răspunde la întrebări pe baza datelor din contul tău și te duce la locul potrivit din aplicație.

Funcțiile disponibile depind de pachetul tău de abonament și de tipul de activitate declarat.

3. Ce nu face ContaSimplă

Acestea sunt limitele serviciului, spuse înainte să plătești, nu după:

• Nu depunem declarațiile în locul tău. Pentru Declarația Unică și pentru D100 aplicația calculează, generează XML-ul și îl validează la ANAF. Încărcarea în Spațiul Privat Virtual și depunerea le faci tu, cu certificatul sau cu credențialele tale. Confirmarea depunerii o marchezi tu în aplicație.
• Nu te reprezentăm în fața ANAF sau a altor autorități și nu semnăm documente în numele tău. Nu suntem împuterniciții tăi fiscali.
• Nu îți garantăm un rezultat fiscal. Calculele urmează legislația așa cum o cunoaștem la data respectivă și datele pe care le introduci tu.
• Nu ținem locul unui contabil autorizat pentru situațiile care cer judecată profesională. Pentru acelea îți punem la dispoziție un contabil uman, ca serviciu separat.
• Nu suntem un serviciu de arhivare. Documentele originale — pe hârtie sau în format electronic — rămân în grija ta, pe toată durata prevăzută de lege.

4. Contul tău

Contul e personal. Parola și codurile de autentificare în doi pași nu se împart cu nimeni, iar ce se întâmplă din contul tău se consideră făcut de tine. Îți recomandăm să pornești autentificarea în doi pași din pagina de securitate: odată activată, datele sensibile devin accesibile numai după confirmarea codului.

Îți poți vedea sesiunile active și le poți închide de la distanță. Dacă bănuiești că altcineva ți-a folosit contul, schimbă parola și scrie-ne imediat.

Poți invita un contabil să lucreze pe datele tale. Cât timp invitația e activă, el vede și modifică datele entităților pentru care i-ai dat acces. Accesul se retrage oricând, din aplicație.

5. Ce răspunzi tu

Răspunderea pentru introducerea datelor și pentru corectitudinea lor revine în întregime utilizatorului. Mai exact, tu răspunzi pentru:

• datele pe care le introduci sau le imporți, inclusiv sumele, datele și încadrările;
• verificarea documentelor generate înainte de a le emite, a le depune sau a le trimite mai departe;
• respectarea termenelor fiscale — aplicația te avertizează, dar termenul e al tău;
• legalitatea datelor despre alte persoane pe care le încarci (clienți, furnizori, angajați), inclusiv temeiul pentru care le prelucrezi;
• păstrarea documentelor originale.

Nu poți folosi platforma pentru activități ilegale, pentru a încărca date pe care nu ai dreptul să le prelucrezi, pentru a încerca să accesezi datele altui utilizator sau pentru a suprasolicita intenționat serviciul.

6. Contabilul virtual (AI)

Asistentul e un instrument de lucru, nu consultanță fiscală. Răspunsurile lui sunt generate automat, pot fi incomplete sau greșite și nu înlocuiesc verificarea ta sau opinia unui contabil autorizat. Nu ne asumăm răspunderea pentru decizii luate exclusiv pe baza unui răspuns al asistentului.

Când asistentul poate scrie ceva în contul tău — o factură, o cheltuială — îți cere confirmarea explicită înainte, în conversație. Fără confirmarea ta nu salvează nimic.

Documentele pe care le trimiți în conversație merg la modelul de inteligență artificială pentru a fi citite, dar nu se stochează: în istoricul conversației rămâne doar o mențiune că a existat un document. Numărul de mesaje pe zi e limitat, în funcție de pachetul tău.

7. Integrările cu autoritățile

Unele integrări chiar trimit date către instituții — dar numai după ce le conectezi tu și numai la comanda ta explicită:

• e-Factura — la apăsarea butonului, factura ta pleacă în format XML către sistemul ANAF, iar aplicația urmărește apoi statusul ei.
• e-Transport — cererea de cod UIT se trimite la ANAF cu datele transportului declarat de tine.
• REGES — contractele de muncă se transmit către registrul Inspecției Muncii.
• SPV — aplicația citește mesajele din Spațiul Privat Virtual și îți arată deciziile și obligațiile primite.

Conectarea se face prin autorizare la ANAF, cu certificatul tău. Nu îți cerem și nu păstrăm parola de la ANAF; păstrăm doar tokenul de acces primit, criptat, și îl poți revoca oricând din aplicație. Disponibilitatea acestor integrări depinde de serviciile instituțiilor, care sunt în afara controlului nostru.

8. Servicii cu intervenție umană

Pe lângă platformă, poți cere din aplicație servicii prestate de oameni: preluarea contabilității de către un contabil autorizat, înființarea unui PFA sau a unei firme, documente și consultanță punctuală.

Acestea nu se activează automat. Trimiți o cerere, echipa o preia, îți confirmă ce se poate face, în cât timp și la ce preț, iar prestarea începe abia după confirmarea ta. Condițiile fiecărui serviciu se stabilesc în corespondența respectivă și se completează cu acești termeni.

9. Abonamente, prețuri și plată

Accesul la platformă se face prin abonament. Prețurile sunt afișate în euro și nu includ TVA; TVA-ul se adaugă la finalizarea comenzii, dacă e datorat.

Interval de facturare

Poți plăti lunar sau anual. La plata anuală plătești o dată și primești 13 luni de acces — cele 12 plătite plus una din partea noastră. Unele pachete se vând doar anual; scrie pe cardul pachetului.

Cum se plătește

Plata cu cardul e procesată de Stripe, pe paginile lor de plată. Datele cardului nu ajung la noi și nu le stocăm. Abonamentul devine activ când primim confirmarea semnată de la Stripe, nu în momentul în care închizi fila de plată — de aceea activarea poate întârzia câteva secunde.

Când plata online nu e disponibilă, echipa poate activa abonamentul manual, iar factura o emitem ulterior. Îți spunem în aplicație când e cazul.

Reînnoire și anulare

Abonamentul se reînnoiește pentru un nou interval, la același preț, dacă nu îl anulezi. Anularea se face din pagina Abonamente sau printr-un email la contact@contasimpla.ro și oprește reînnoirea. Pentru perioada deja plătită nu restituim automat contravaloarea, în afara cazurilor prevăzute de lege; dacă anulezi înainte de sfârșitul perioadei plătite și vrei să folosești accesul până la capătul ei, scrie-ne și îl păstrăm.

Extraopțiuni și modificări de preț

Poți adăuga extraopțiuni la abonament (de exemplu buletinul informativ fiscal), facturate separat, lunar. Prețurile se pot schimba; o schimbare se anunță cu cel puțin 30 de zile înainte și se aplică de la următoarea reînnoire. Dacă nu ești de acord, poți anula până atunci.

Neplată

Dacă o plată eșuează, îți trimitem un email și încercăm din nou. Dacă abonamentul rămâne neplătit, accesul la funcțiile cu plată se suspendă. Datele tale rămân în cont și le poți recupera la reactivare sau prin export.

10. Dreptul de retragere

Dacă ești consumator — persoană fizică ce cumpără în afara unei activități comerciale sau profesionale —, ai dreptul să te retragi din contract în 14 zile de la încheierea lui, fără motiv. E suficient un email la contact@contasimpla.ro.

Serviciul e digital și îți e disponibil imediat după plată, deci în cele 14 zile poți începe să îl folosești. Dacă te retragi, restituim contravaloarea perioadei nefolosite, în cel mult 14 zile de la primirea cererii și pe același mijloc de plată; dacă nu ai folosit deloc serviciul, restituim integral.

Un PFA, o întreprindere individuală sau o firmă care se abonează pentru activitatea proprie nu are calitatea de consumator, deci nu beneficiază de acest drept legal.

11. Disponibilitate și modificări

Ne străduim să ținem platforma disponibilă permanent, dar nu garantăm funcționarea neîntreruptă. Pot apărea întreruperi pentru mentenanță, pentru remedierea unei probleme sau din cauza furnizorilor de infrastructură și a serviciilor publice de care depindem (ANAF, REGES). Pentru mentenanța planificată anunțăm din timp, când e posibil.

Dezvoltăm produsul continuu: funcțiile se pot schimba, se pot adăuga sau, rar, se pot retrage. Nu retragem o funcție esențială din pachetul pentru care ai plătit fără să te anunțăm și fără să îți oferim o alternativă.

Putem modifica acești termeni. Modificările importante ți le anunțăm prin email sau în aplicație, cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă nu le accepți, poți înceta contractul până la data intrării lor în vigoare.

12. Limitarea răspunderii

Răspundem pentru funcționarea platformei conform acestor termeni. Nu răspundem pentru:

• consecințele datelor incorecte, incomplete sau introduse târziu de tine — inclusiv impozite calculate greșit pornind de la ele;
• amenzi, penalități sau dobânzi rezultate din nedepunerea la timp a unei declarații sau din neplata unei obligații, acestea fiind în sarcina ta;
• indisponibilitatea sau erorile serviciilor publice și ale altor servicii externe de care depindem;
• deciziile luate exclusiv pe baza răspunsurilor asistentului AI;
• pierderi indirecte, beneficii nerealizate sau pierderi de reputație.

Pentru orice pretenție legată de serviciu, răspunderea noastră totală este limitată la sumele pe care le-ai plătit pentru abonament în ultimele 12 luni anterioare faptului reclamat. Limitarea nu se aplică în caz de intenție, de culpă gravă sau în situațiile în care legea nu permite limitarea răspunderii — inclusiv drepturile pe care le ai ca consumator.

13. Proprietate intelectuală

Platforma, codul, interfața, textele, marca ContaSimplă și materialele din aplicație ne aparțin sau le folosim cu drept. Primești un drept de utilizare personal, netransmisibil, pe durata abonamentului. Nu poți copia, decompila sau revinde platforma.

Datele tale rămân ale tale. Nu revendicăm nicio proprietate asupra documentelor, registrelor sau datelor pe care le introduci și le poți exporta oricând.

14. Încetarea și ștergerea contului

Poți renunța oricând: anulezi abonamentul și, dacă vrei, ceri ștergerea contului din pagina de securitate. Cererea de ștergere are o perioadă de grație de 30 de zile, în care te poți răzgândi. După ce trece, contul, datele și fișierele se șterg definitiv și nu mai pot fi recuperate. Exportă ce ai nevoie înainte.

Putem suspenda sau închide un cont dacă e folosit ilegal, dacă pune în pericol platforma sau alți utilizatori, ori dacă abonamentul rămâne neplătit după notificare. În măsura în care e posibil, te anunțăm înainte și îți dăm timp să îți exporți datele.

15. Reclamații și legea aplicabilă

Orice nemulțumire ne-o poți trimite la contact@contasimpla.ro. Răspundem în cel mult 30 de zile.

Dacă ești consumator și nu ajungem la o soluție, te poți adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor, inclusiv procedurii de soluționare alternativă a litigiilor (SAL), sau platformei europene de soluționare online a litigiilor (SOL) — linkurile sunt în subsolul site-ului.

Contractul e guvernat de legea română. Litigiile care nu se rezolvă amiabil se judecă de instanțele competente din România. Pentru chestiuni privind datele personale, vezi Politica de confidențialitate.